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70 dicas para aproveitar o máximo do Google Drive

      
Crédito: Shutterstock.com
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Você conhece o Google Drive? Trata-se de uma plataforma de compartilhamento de arquivos criada pela Google, que oferece um espaço de 15 GB de armazenamento em nuvem. Além disso, permite compartilhamentos com outras plataformas digitais, facilitando que as informações e arquivos sejam acessados por vários usuários.

Sendo assim, é uma ferramenta versátil, que pode ser utilizada tanto por um executivo que precisa realizar uma apresentação quanto por um professor na sala de aula, por exemplo.

Confira a seguir 70 dicas de ouro que vão ajudar você a aproveitar o máximo de todos os recursos do Google Drive!

1. Templates

Independentemente do tipo de documento com o qual você precisa trabalhar, é bem possível que o Google Drive possa ajudá-lo. Ele oferece mais de 300 tipos de templates que podem servir de inspiração.

2. Offline

O Google Drive proporciona a oportunidade de trabalhar mesmo no modo offline. Salve seus documentos e não corra o risco de não poder terminar um projeto porque a sua internet caiu.

3. Arquivos

É possível salvar arquivos em diferentes formatos, desde HTML até RTF.

4. HMTL

O Google Drive oferece algumas ferramentas que podem ajudá-lo a criar códigos de HTML para o seu documento, mesmo que você não conheça muito da linguagem.

5. Polyline

Com o Polyline é possível criar linhas e desenhar gráficos e tabelas dentro dos seus trabalhos.

6. Tradução

O Google Tradutor é diretamente integrado ao Google Drive, o que torna muito mais simples a tarefa de traduzir online.

7. Dicionário

O Google Drive é equipado com dicionário embutido dentro do seu sistema. Por isso, é mais fácil conseguir definições e tirar dúvidas enquanto estiver escrevendo o seu trabalho.

8. Editor CSS

Com essa ferramenta, é possível visualizar o seu documento em formato CSS.

9. Atalhos

Crie atalhos para a home do Google Drive e outros documentos frequentemente visitados.

10. Pastas Conectadas

Pelo Google Drive é possível criar pastas com diversos arquivos e conectá-las com outras pastas. É só clicar e segurar em cima de um documento e arrastá-lo para outro lugar.

11. Pastas compartilhadas

Quer compartilhar mais de um documento com várias pessoas? Com o Google Drive é possível permitir que outras pessoas tenham acesso à pasta que você quiser, basta ter uma conta do Gmail.

12. E-mail

Se você deseja passar algum arquivo para outra pessoa por e-mail, é possível criar um link que direciona diretamente para o documento.

13. Simultaneidade

Por meio do Google Drive, mais de um usuário pode editar um único arquivo ao mesmo tempo. Essa é uma ótima ferramenta para trabalhos em grupo, por exemplo.

14. Lista de e-mail

É possível enviar um arquivo ou uma pasta diretamente para a lista de e-mails da sua conta. Não é necessário selecionar contato por contato.

15. Fórum

O Google Drive oferece um fórum em que os usuários podem se encontrar para ajudar uns aos outros, respondendo dúvidas e solucionando possíveis problemas.

16. Tempo Real

É possível realizar uma apresentação em tempo real enquanto você muda o arquivo armazenado na nuvem.

17. Não usuários

Se você precisa que alguém edite um documento e essa pessoa não tem uma conta da Google, não se preocupe: no Google Drive há a opção de liberar o arquivo para a edição de qualquer internauta, mesmo que não seja usuário do Gmail.

18. Exclusão

No Google Drive, excluir membros é uma tarefa simples. Caso você precise retirar alguém da sua equipe, é só selecionar o perfil dela e removê-la do grupo.

19. Líderes

É possível alterar o líder de cada grupo de acordo com o andamento do projeto. Se você não tem mais tempo para ser o líder da equipe, por exemplo, é possível "passar a bola" para outra pessoa.

20. Visualizado

Assim como na caixa de e-mails, é possível organizar as suas tarefas no Google Drive e marcar quais arquivos você já viu e quais ainda precisam ser abertos.

21. Importante

Os arquivos mais importantes podem ser marcados com uma estrela, assim como no Gmail.

22. Arquivos Múltiplos

No Google Drive, é possível selecionar vários arquivos e enviá-los todos de uma só vez para os seus contatos.

23. Subpastas

Está com problemas para se organizar? O Google Drive permite que você crie subpastas dentro da sua conta, organizando e categorizando todos os seus arquivos.

24. Minimizar

Se você precisa lidar com muitos documentos ao mesmo tempo, é possível minimizar a visualização daqueles que você vai consultar depois.

25. Cores

O Google Drive oferece a opção de usar cores diferentes nas pastas. É uma maneira fácil e rápida de organizar os seus documentos.

26. Preview

Com o preview, é possível visualizar o template de um documento antes de enviar para outras pessoas.

27. Arquivo Zip

Se você possui muitos arquivos de formatos diferentes e não tem tempo de enviar um por um, crie uma pasta Zip e compartilhe todos de uma só vez.

28. Anotações

Com o Google Drive, você pode inserir pequenas anotações ao longo de um documento de maneira fácil.

29. Procurar

Assim como o motor de busca faz na Web, no Google Drive você pode procurar palavras e frases em todos os seus documentos armazenados na nuvem.

30. Histórico

É possível visualizar todas as alterações feitas em um documento por meio do histórico e, caso necessário, reverter alguma delas.

31. Revisões

Se um artigo tiver um número alto de revisões, elas vão aparecer condensadas em poucas linhas. Porém, se for necessário ter um histórico detalhado, o Google Drive oferece essa opção.

32. Acompanhamento

Se você quer acompanhar todas as atualizações feitas pelos usuários do seu grupo, é possível ver em tempo real essas modificações.

33. Google Finance

Deseja adicionar dados financeiros ao seu trabalho? Isso é possível com a seguinte fórmula: =GoogleFinance("symbol"; "attribute").

34. Microsoft Office

Por meio do Syncplicity, você poderá conectar o Google Drive com o Microsoft Office.

35. Google Mobile

A Google fornece um aplicativo que permite ao usuário acessar a sua conta e os seus documentos por meio de um smartphone ou tablet. Esse recurso é o Google Mobile.

36. PDF

Se você não encontra um arquivo PDF dentro da nuvem, existe uma pequena lupa na parte superior da tela que faz uma pesquisa entre todos os arquivos desse formato armazenados na sua conta.

37. Pesquisa

Quer procurar um termo na internet? No Google Drive, selecione a palavra e coloque a opção de pesquisar. Os resultados vão aparecer em uma aba independente.

38. Pesquisa Avançada

Por meio da pesquisa avançada, é possível encontrar documentos e arquivos por diferentes termos e critérios de busca.

39. Ferramentas de Busca

Existem filtros para fazer buscas no Google Drive, tal como no buscador tradicional. Se você procura por uma apresentação, por exemplo, coloque na área de pesquisa: "type: presentation". A ferramenta vai mostrar todas as apresentações que estão armazenadas na sua conta.

40. Código

Quer colocar uma apresentação ou trabalho dentro do seu site? O Google Drive cria um código publicável em postagens de blog e, por isso, pode ser visualizado por qualquer visitante.

41. Vídeos

É possível inserir vídeos durante as suas apresentações, assim como pausá-los e minimizá-los quando for necessário. Basta ter o código embed e incorporar diretamente no documento.

42. Chat

Se você precisa realizar uma apresentação em público, desabilite o chat para evitar possíveis interrupções pelas pessoas do seu grupo.

43. Slides

Durante a sua apresentação, é possível duplicar, excluir e alterar a ordem dos slides. Na parte de baixo da tela, é possível adicionar comentários para auxiliar em suas apresentações.

44. Números Romanos

Está com dúvida de como escrever em numerais romanos? Utilize a seguinte fórmula em suas planilhas: =ROMAN(number, form).

45. Comentários

Você pode adicionar, alterar e excluir comentários em planilhas e outros documentos. Ao clicar em “Resolver”, você deleta todo o histórico de comentários.

46. Proteger

Não quer que ninguém altere uma coluna ou linha específica de uma planilha? É possível proteger o que você quiser no Google Drive.

47. Layouts

No Google Drive, diferentes e criativos tipos de layouts deixam ainda mais bonito o visual dos seus trabalhos. Dá até para importar templates em apresentações, como os do SlidesCarnival.

48. Página da Web

Quer o seu documento impresso igual a uma página na internet? No Google Drive, opte por "print as a web page". Há também outros formatos de visualização que podem ser acessados antes de imprimir.

49. Ctrl + Home

Quer voltar para o início do seu documento? Selecione Ctrl + Home.

50. Shift + Barra de Espaço

Para selecionar um parágrafo inteiro, digite Shift + barra de espaço.

51. Ctrl + K

Coloque links em seus documentos! Basta selecionar a palavra ou expressão e apertar Ctrl + K.

52. Ctrl + Shift + F

Visualize os seus arquivos no formato “tela inteira”.

53. Ctrl + J

Justifique um texto inteiro, de uma só vez, com Ctrl + J.

54. Ctrl + M

Insira comentários ao longo do documento com o atalho Ctrl + M. Basta selecionar o trecho que você quer comentar.

55. Ctrl + Z

Fez alguma edição errada? Desfaça imediatamente, digitando Ctrl + Z.

56. Edições em massa

Faça edições de um mesmo tipo em grandes quantidade de uma só vez. Por exemplo, se você deseja substituir por maiúscula uma letra minúscula que se repete, basta digitar Ctrl + F, clicar nas três bolinhas e em seguida “Localizar” e “Substituir”.

57. Backups do WhatsApp

Você sabia que o Google Drive realiza e armazena os backups do WhatsApp? Na coluna da esquerda, acesse “backups” e veja o histórico.

58. Faça downloads de arquivos pesados

Esgotou o espaço de armazenamento e não tem como pagar pelos planos de expansão? Talvez você possa baixar arquivos pesados que estejam ocupando espaço no Drive, com o recurso Cloud Split Downloader.

59. Sincronize computadores

Para facilitar ainda mais o acesso aos seus arquivos, independentemente do dispositivo, use a opção “Computadores” e sincronize todos os seus pontos de acesso.

60. Saiba o que ocupa espaço

Em “configurações”, você pode conhecer os detalhes sobre os arquivos armazenados e o que ocupa mais espaço na nuvem.

61. Inclua aplicativos

Também nas configurações, é possível incluir ou excluir os aplicativos usados para determinadas tarefas. Você pode converter vídeos ou editar PDFs, por exemplo.

62. Ajuda

Não consegue encontrar uma solução para o que procura? Na ajuda, talvez você consiga! Basta clicar no círculo com uma interrogação no canto superior direito.

63. Atalhos

Conheça todos os atalhos clicando no símbolo de uma engrenagem que fica no topo direito da tela. A lista completa vai aparecer, dividida por tipos de funções.

64. Textos por voz

Ao criar ou editar documentos, você pode utilizar a função “digitação por voz” para converter áudio em texto. Muito útil para quem está com problemas no teclado ou impossibilitado de digitar.

65. Segurança dupla

Com o recurso de autenticação de dois fatores, você aumenta ainda mais a segurança para seus arquivos.

66. Google Data Studio

Essa é uma nova ferramenta criada pela Google e que pode ser sincronizada com o Drive. É parecida com o Google Analytics, mas voltada para Pequenas e Médias Empresas.

67. Limite as permissões

Um recurso que nem sempre é percebido por quem usa o Drive é a limitação ao acesso nos arquivos compartilhados. No retângulo à direita, você pode escolher “pode comentar” ou “pode ver”, o que impede que edições acidentais sejam feitas. Também é uma forma de garantir a autenticidade do documento compartilhado.

68. Salve direto do Gmail

Salve todos os seus anexos do Gmail no Drive, clicando no logotipo ao passar o cursor do mouse no arquivo.

69. Digitalização

Escanear documentos pelo celular é muito simples, desde que o aplicativo esteja instalado. É só passar o leitor pela imagem que você quer digitalizar, e pronto, está salvo no Drive.

70. Mais espaço ainda

Os 15 MB de espaço de armazenamento não são suficientes? Você pode aumentar a capacidade do Google Drive assinando um plano de 100 MB ou de 1 Terabyte de espaço. O pagamento pode ser feito com cartão de crédito ou por meio de conta no PayPal.

Como você pôde ver, são muitas as possibilidades para fazer do Google Drive sua melhor ferramenta de trabalho. Para continuar por dentro das últimas novidades em tecnologia, assine nossa newsletter e não perca nenhuma atualização!



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