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Aprenda a organizar melhor a sua lista de tarefas

      
Fonte: Shutterstock
Normalmente listas de tarefas seguem a máxima de Theodore Roosevelt: “Faça o que puder, com o que você tem, onde você está”. Muitos escrevem essas listas sem nenhuma ordem de importância, sem nenhum tipo de prioridade entre elas. Para deixar sua lista mais eficiente, você precisa adicionar contexto ao seu planejamento.

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Contexto adiciona profundidade e significado a frases vagas como “Ler livro”, que acabam se acumulando e tornando a sua lista de tarefas mais em uma bagunça do que em algo útil. Aqui vão algumas ideias de contexto para deixar sua lista de tarefas mais eficiente:

1- Contexto baseado na sua energia disponível

Um contexto baseado em energia funciona muito bem, porque nós sempre somos capazes de reconhecer quanta força nós temos disponível. Divida as suas tarefas em alta, média e baixa energia, de acordo com o quanto ela exige de você. Responder um e-mail, por exemplo, exige níveis de energia diferentes do que terminar um trabalho ou se exercitar. Usar essa ferramenta permite que algumas atividades sejam feitas mesmo quando você não está no seu auge.

Cada um sabe o que é mais custoso quando o assunto é energia, mas a dica é atribuir o título de Alta Energia a coisas que exigem poder mental, Baixa Energia a afazeres rápidos e Energia Média a atividades que caiam no meio desse espectro. Quando estiver se sentindo bem faça algo que exija bastante de você, só não se sabote fazendo algo leve, ou a técnica não funciona.

O maior benefício desse tipo de organização é que quando você não estiver se sentindo bem, ainda dá para fazer progresso com atividades menores, ao invés de pegar uma grande lista e desistir de cansaço.

2- Contexto baseado no seu tempo disponível

Se você quer organizar seu tempo e suas tarefas em partes diferentes do dia, usar uma técnica de contexto por tempo na sua lista de tarefas é uma boa ideia. Esses contextos são especialmente úteis se você está construindo um negócio além do seu emprego, o que normalmente exige trabalho fora de horários convencionais.

Pense na sua caixa de entrada como exemplo. Você vai querer checar seus e-mails mais de uma vez por dia, então procurar por “checar e-mail” não é tão efetivo quanto “checar e-mail da manhã” e, portanto, colocar essas mensagens no contexto da manhã. Assim você só precisa checar seus e-mails três vezes por dia (manhã, tarde e noite) ganhando tempo. Essa técnica também ajuda naqueles momentos em que você se sentir perdido. É só conferir sua lista, olhar para a coluna certa e continuar pelo seu dia.

3- Contexto baseado nas suas prioridades

Conhecido como “Método Eisenhower”, esse método era usado pelo ex-presidente norte-americano Dwight Eisenhower. Consiste em separar as tarefas em quatro categorias: urgente/importante, não urgente/importante, não importante/urgente e não importante/não urgente. Essa técnica funciona bem pois permite que você decida rapidamente se a tarefa merece ou não sua atenção agora ou se sequer precisa ser feita. Assim, é possível ter uma noção melhor do que é importante e do que é urgente, e isso lhe permite completar sua lista de tarefas de forma mais equilibrada.

4- Contexto baseado na sua vida ou trabalho

O item “lavar a louça” da sua lista de tarefas não é muito útil no escritório. Para ajudá-lo a focar nas tarefas certas, tente dividi-las por lugar. Por exemplo, tarefas ou projetos que são puramente para o trabalho podem ser tituladas como “trabalho”, e tarefas da vida como “vida”. Essa técnica é especialmente útil para quem trabalha em home office e freelancers, que podem ser lembrados facilmente (e serem distraídos por) tarefas do lar. Mantenha em mente que usar combinações desses tipos de contexto pode ser ainda mais útil para a sua seleção especifica de tarefas, então não tenha medo de experimentar e descobrir o que funciona melhor apara você.



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