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A melhor maneira de organizar seus e-mails

      
Crédito: Shutterstock.com
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Pesquisadores do Instituto de Pesquisa IBM Almaden, nos Estados Unidos, fizeram um estudo para descobrir o melhor método de busca e armazenamento de e-mails. Alguns usuários costumam dividir suas mensagens em pastas diferentes, seguindo critérios pessoais de classificação. Esse processo pode tomar muito tempo e tornar-se desnecessariamente complexo. Para analisar essa situação, os pesquisadores examinaram mais de 85 mil tentativas de busca de mensagens específicas. Cerca de 340 usuários experientes iriam realizar essa procura. Surpreendentemente, aqueles que não possuíam organização ou pastas para classificar os e-mails acharam as mensagens muito mais rápido do que os usuários organizados.

 

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Ao utilizar a ferramenta de busca, os internautas que não classificavam seus e-mails foram capazes de encontrar exatamente a mensagem que procuravam. Além disso, eles não gastaram nenhum tempo organizando e separando os e-mails.

 

O estudo sugere que, para manter uma caixa de entrada organizada, os internautas devem manter suas conversas por e-mail em tópicos já existentes. Por exemplo, alguns e-mails usam o sistema de páginas para dividir as mensagens. Cada e-mail novo é uma página diferente. Quando você clica em uma página, outras ficam disponíveis para que você acompanhe a “rede” de mensagens anteriores.

 

Outros provedores usam o sistema de rolagem. As mensagens anteriores vão se acumulando no fim das mensagens e para visualizá-las basta descer a barra de deslocamento no canto direito da página.

 

Independente do tipo de e-mail utilizado, os cientistas recomendam que os internautas mantenham seus e-mails agrupados em uma única sequência ou tópico. Isso quer dizer que, ao invés de criar uma nova mensagem cada vez que for responder, o usuário deve simplesmente aproveitar o mesmo assunto e responder direto do e-mail recebido. Por exemplo:

Assunto: Olá!

Sua resposta deve ser feita a partir dessa mensagem. A pessoa que enviou o e-mail para você irá recebê-lo da seguinte maneira:

 

Assunto: RE: Olá!

Dessa forma, caso você queira procurar uma mensagem antiga, não precisará buscá-la entre uma lista enorme de e-mails. Apenas, retroceda para mensagens anteriores na sequência de e-mails que você já trocou com a pessoa.

 

 



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