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Como gerenciar seu tempo para ter mais tempo livre

      
(Crédito: Tatiana Popova / Shutterstock.com)
(Crédito: Tatiana Popova / Shutterstock.com)

 

Ultimamente um dos comentários mais comuns é o famoso “preciso de mais tempo”. Na verdade, em sua forma absoluta, o tempo não passa mais devagar e nem mais depressa. Nós é que precisamos encontrar meios para usá-lo de forma proveitosa.

 

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Por isso, em uma sociedade repleta de profissionais em busca de crescimento, reconhecimento e sucesso, é fundamental que você saiba como organizar o seu tempo. Você precisa ser capaz de planejar bem as atividades, organizar a agenda e, acima de tudo, ser disciplinado.

 

Veja a seguir sete dicas do gerente de projetos da Unione, Enio Ciappa, que podem fazer com que o processo de organização do tempo seja bem-sucedido:

 

 

Organize todas as tarefas do dia logo cedo

Escolha um meio que se adéque ao ser perfil (papel, notebook, tablet, celular) e anote todas as tarefas e atividades que devem ser realizadas ao longo do seu dia. Inclua na lista as atividades particulares, já que estas também são importantes.

 

 

Enumere as atividades por ordem de importância

Priorize as atividades mais criticas e as mais importantes. Pegue primeiro as que forem mais fáceis de resolver. As que são mais demoradas, mas igualmente críticas devem vir em seguida – esse é o caso de pessoas que aguardam a finalização de suas atividades para darem início às dela. Assim, você já movimenta a ação de outras pessoas, mesmo que ainda tenha outras atividades pendentes.

 

 

Aprenda a executar mais de uma atividade ao mesmo tempo

A simultaneidade de tarefas é o ponto mais crítico e estressante para as pessoas. A questão é bem simples: em algum momento, a atividade que você iniciou deve contar com a interação de outro agente, seja lá quem for. Enquanto você espera pela interação, dê início à próxima atividade priorizada. Assim você conseguirá ganhar tempo na execução de tudo o que precisa cumprir. Mas lembre-se: para obter sucesso na execução simultânea de atividades, você não pode partir para uma atividade e se esquecer daquela que ficou pendente. Acostume-se a reavaliar o seu plano de atividades e recomece o que ficou pendente de onde você parou.

 

 

Seja disciplinado com a sua agenda:

Mantenha os compromissos assumidos, sem ceder à alterações na sua agenda. Esse ponto é bastante delicado, já que, muitas vezes, alguns compromissos têm mais importância que outros. Mas uma opção é: antes de ceder tranquilamente à solicitação de alteração de sua agenda, tente negociar o novo compromisso ou tarefa para um momento em que você tenha um tempo disponível. Dessa forma a sua organização não será afetada e, obviamente, você continuará no controle do seu tempo. Porém, se a renegociação for inviável, reveja todas as tarefas e compromissos afetados, de modo que toda a agenda seja refeita.

 

 

Mantenha sua agenda atualizada e, de preferência, compartilhada

A atualização da agenda é fundamental, caso contrário, não terá finalidade. Quando ao compartilhamento, para os seus pares e gestores trata-se de uma maneira de poder informá-los sobre sua carga de atividades, para que eles percebam a impossibilidade de fazerem novas solicitações nos períodos que já foram preenchidos por outros compromissos.

 

 

Aprenda a dizer “não” sem temer

Assumir novas atividades, mesmo quando a sua agenda já está cheia, por receio do que os seus gestores/pares pensarão a respeito do seu comprometimento com a empresa, com o projeto ou com a equipe é um erro. Tão grave quanto dizer “não” é não entregar o que foi prometido na data combinada. Seu gestor gostará de saber da situação antecipadamente, tendo tempo hábil para direcionar as tarefas para outros profissionais.

 

 

Saiba lidar com imprevistos

Tudo aquilo que não pode ser previsto muitas vezes desmonta todo o planejamento que já havia sido feito anteriormente e desorganiza as suas prioridades, de modo que é necessária uma nova ordenação de tarefas. Mesmo contra a vontade, precisamos saber lidar com essas situações. Para minimizar os efeitos do imprevisto, vale lembrar de “não deixar para amanhã o que pode ser feito hoje”. Isso também é válido para atividades que podem ser antecipadas. Isso vai te dar ainda mais tempo livre.

 

Em algumas ocasiões, mesmo com as dicas de organização do tempo, você não conseguirá cumprir todas as tarefas dentro do seu horário de trabalho normal. Para isso, não existe outra solução além de dedicar algum tempo extra, depois do expediente ou no final de semana, para colocar sua agenda no lugar certo sem prejudicar outros compromissos. Só fique atento para que isso não se torne constante em sua vida.

 

 



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