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25 dicas do Gmail que vão fazer seu email parecer mais profissional

      
Deixe-se surpreender pelos inúmeros recursos do gmail
Deixe-se surpreender pelos inúmeros recursos do gmail
  • Ler e redigir emails faz parte da rotina diária do ambiente profissional.Desempenhe essa tarefa com excelência utilizando todas as ferramentas que o gmail tem a oferecer.
  • Aqui você encontrará 25 dicas para costumizar sua caixa de correio de acordo com as suas necessidades.
  • Gmail oferece uma série de recursos que possivelmente você nunca usou e que podem se tornar indispensáveis depois de ler esse artigo.

Embora não seja mais tão utilizado pelos jovens, o email ainda é um dos métodos de comunicação preferidos quando se trata de negócios e trabalho. Nesse caso é fundamental que você conheça as regras de etiqueta do email.

No entanto, ainda mais importante é entender como utilizar as ferramentas disponibilizadas pelo seu provedor. Confira a seguir 25 dicas do Gmail para garantir que seus emails sejam profissionais e educados.

1. Desfazer o envio

Mesmo que você tenha revisado o email inúmeras vezes, ainda existem chances de você clicar em “Enviar” e só depois perceber que deixou alguma informação importante passar, ou cometeu um erro grosseiro de digitação. Para evitar esse tipo de problema usando o Gmail é possível usar a ferramenta de “Desfazer o envio” e interromper a entrega de um email já enviado.

2. Alerta de anexos

É muito comum esquecer-se de anexar um arquivo a um email, mas é um erro tão bobo que faz você se sentir envergonhado, especialmente porque você precisa enviar outro email logo em seguida, dizendo que se esqueceu do principal o arquivo. Por isso é possível configurar o seu Gmail para te avisar quando você usar a palavra “anexo” na sua mensagem, mas sem nenhum arquivo anexado. Se esse for o caso aparecerá uma mensagem na sua tela, questionando se você pretende, de fato, enviar a mensagem sem nenhum anexo.

3. Seu nome no email

Você já deve estar cansado de ouvir sobre isso, mas é sempre bom lembrar que um email profissional não deve ter apelidos, nomes no diminutivo ou caracteres especiais. Se puder, evite também os números.

4. Defina um padrão para estilo de textos

O Gmail permite que você mude as definições de estilo de texto. Usando essa ferramenta você pode formatar a sua redação usando uma fonte e um estilo mais profissionais.

5. Use o enriquecedor de textos

Não adianta se preocupar com a forma do seu texto se você ignorar o conteúdo. Portanto, use a ferramenta de enriquecimento de texto. Você pode criar listas numeradas ou com marcadores, sublinhado, recuo, citações, etc.

6. Defina um tema

A aparência do Gmail já tem características simples e profissionais, mas você pode alterar essas configurações e até mesmo criar um tema personalizado, com o nome e o logotipo da sua empresa.

7. Use rótulos de espera

Não se perca na quantidade de emails que você recebe diariamente. Se você está esperando por alguma resposta importante e não quer deixá-la passar em meio aos outros conteúdos que você recebe, configure um rótulo de espera e se lembre de voltar a eles durante esse período.

8. Use o recurso de respostas para férias

Se você não estará presente no escritório durante alguns dias ou mesmo para as suas férias, faça uso das respostas automáticas. Dessa maneira, todas as pessoas que enviarem emails para você receberão uma resposta automática informando que você está ausente.

9. Habilite o Mail Goggles

Se você tem problemas por enviar emails enquanto não está sob as suas condições normais de pensamento, seja porque bebeu demais, porque está com sono ou tomou muitos remédios, habilite o Mail Goggles e verifique se você está prejudicado antes de disparar um email.

10. Insira imagens

Embora o recurso de anexar seja muito comum, em alguns casos é mais natural e profissional inserir uma imagem diretamente no corpo do texto. Use o recurso de inserir imagens para incluí-las diretamente na mensagem que você está enviando.

11. Configure lembretes de voz para cobranças

Cobre os seus devedores de maneira mais profissional configurando, por meio do FreshBooks, alguns lembretes de voz que podem ser enviados via email.

12. Use acesso IMAP e POP

Você pode acessar a sua conta do Gmail por meio do seu telefone ou pelo Outlook com o acesso IMAP e POP.

13. Configure o seu nome de envio

Pense em como o seu nome aparece para as pessoas que recebem os seus emails. Não é muito profissional deixar que seu nome de envio seja, simplesmente, o endereço do seu email. Procure definir um nome mais profissional, nem que seja apenas o seu nome e sobrenome.

14. Programe o envio dos seus emails

Algumas pessoas realizam seus trabalhos de forma mais eficiente durante a madrugada, isso é perfeitamente compreensível. No entanto, não é muito profissional enviar emails a um cliente às 2 horas da manhã, especialmente porque ele pode ter a conta configurada no celular, etc. Ao invés disso você pode usar o Boomerang, recurso que permite que você agende os seus emails para horários posteriormente.

15. Configure emails coletivos

Você pode usar o Gmail para enviar mala direta para diversos contatos de uma só vez. Aproveite a ferramenta para emails personalizados diretamente da sua caixa do Gmail.

16. Aproveite o Gmail para a sua marca

Usando o Google Apps é possível adicionar o Gmail e outros serviços do Google para o seu próprio domínio, agregando valor à sua marca pessoal. Portanto, ao invés de possuir uma conta “@gmail.com”, você pode utilizar o seu próprio domínio, mas mantendo o acesso via Gmail e todos os recursos oferecidos pelo provedor. O serviço é gratuito.

17. Compartilhe conversas pelo Skype

Com o aplicativo G-Recorder você pode registrar automaticamente as chamadas do skype e repeti-las, buscá-las e até mesmo encaminhá-las para outras pessoas que não tiveram acesso a ela.

18. Crie uma assinatura

O Gmail permite que você crie assinaturas para o seu email, incluindo imagens. Configure uma assinatura que contenha o seu nome, cargo e empresa, assim como outras maneiras de contato, como telefone e perfis em redes sociais. Considere, inclusive, incluir um pequeno logotipo da empresa na assinatura.

19. Defina respostas automáticas padrão

Se você configurar respostas padrão vai, além de parecer profissional, economizar tempo. Envie diversos emails que dizem, basicamente, a mesma coisa, salvando-os como resposta pronta.

20. Compartilhe arquivos

Nesse caso o compartilhamento não se trata de anexar arquivos. Dependendo do tamanho do documento a ser enviado você não conseguirá usar o recurso de anexar, portanto, utilize aplicativos como o Box para compartilhar qualquer tipo e tamanho de conteúdo.

21. Saiba tudo sobre os seus contatos

Com o Rapportive você pode conseguir todas as informações sobre as pessoas com quem mantém contato. A ferramenta oferece perfis de contatos, incluindo a localização, a empresa, os últimos tweets, linkedin, etc.

22. Use o email como back-up

Mesmo que você não use o Gmail para enviar emails, ele é uma ferramenta poderosa para salvar conversas importantes que você não pode perder. Defina a sua conta de negócios por uma conta do Gmail e use-a como back-up no caso de algo dar errado e você precisar recuperar um email antigo.

23. Tenha assinaturas eletrônicas

Aceite assinaturas eletrônicas no seu Gmail por meio do aplicativo DocuSign. Por meio do aplicativo, você consegue mais facilidade ao obter documentos de assinatura sem perder o cuidado com a rapidez e o profissionalismo.

24. Faça back-up novamente

O Gmail faz, automaticamente, o back-up dos seus e-mails em servidores de dados redundantes. Mas, de toda maneira, procure salvar seus e-mails importantes no seu disco rígido, para ter a certeza de que seus dados estão seguros e acessíveis.

25. Mantenha-se no topo da caixa de entrada

Use o Gmail Notifier e vigie os emails importantes de acordo com o momento em que eles chegam à sua caixa de entrada. Isso facilita a comunicação com os seus contatos e melhora o seu tempo de resposta, especialmente para pessoas que precisam de contato rápido e eficiente.

Seguramente, depois de todas essas valiosas dicas, você já deve estar ansioso para configurar seu gmail. Mãos a obra, a partir de agora seus emails nunca mais serão os mesmos.



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