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4 passos para acabar com as reuniões intermináveis

      
As reuniões são uma boa fonte de informação sobre o que acontece na empresa, podendo contribuir para soluções criativas e adequadas a tempo.
As reuniões são uma boa fonte de informação sobre o que acontece na empresa, podendo contribuir para soluções criativas e adequadas a tempo.
  • Acontece no âmbito acadêmico e profissional: as reuniões intermináveis são o grande mal dos nossos tempos.
  • Falamos de pessoas que se juntam sem um objetivo claro para fazer algo concreto e tudo acaba se estendendo por horas sem chegar a nenhuma conclusão e sem tirar proveito de nada.
  • É essa espécie de monstro que nos rouba tempo e energia. O importante é saber tirar o máximo proveito do tempo. Existem alguns truques para não eternizar uma reunião.


1. Convocar somente as pessoas envolvidas

Em uma reunião de trabalho devem-se convocar somente as pessoas envolvidas no projeto. E aqui existem os dois lados da moeda: se somos nós que convocamos a reunião e outra, quando nos convocam. Temos que estar ligados para nos darmos conta de se realmente temos que estar presentes nessa reunião. Se pudermos evitar estar presentes, devemos fazê-lo. Devemos considerar o nosso tempo valioso.

Também é necessário informar aos assistentes qual assunto será tratado. É possível que sua empresa faça reuniões periódicas para informar de processos, problemas, ou pelo simples prazer de se ver, mas se antes da reunião as pessoas estão informadas do assunto elas poderão apresentar algumas perguntas ou sugestões pensadas, o que pode ser mais produtivo.


2. Colocar um limite de tempo para a reunião

Pode ser tão simples como colocar um temporizador. E respeitá-lo. Se a reunião não deveria levar mais de 30 minutos, então é preciso fazer um esforço para que tudo possa ser resolvido neste período de tempo.

Alguém tem que ter o controle da reunião. Uma pessoa deve ser designada para tomar decisões que podem não ser relevantes sobre o assunto que vai ser tratado necessariamente, mas sim para vinculá-lo com a administração do tempo e os espaços da reunião. Uma pessoa pode equilibrar a participação de cada um dos envolvidos.  

 
3. Ter tudo o que vai ser preciso preparado antes da reunião

Uma reunião às vezes requer um projetor, uma conexão entre um laptop e uma televisão. Às vezes é preciso preparar um material que vai ser distribuído. O que seja que seja preciso para a reunião, deve ser preparado por adiantado. Sejamos nós ou os encarregados de realizar a reunião, se participamos na mesma devemos colaborar para que tudo esteja em ordem antes de começar.

O ideal é que as reuniões sejam logo cedo. Se deixar para o último período da tarde os funcionários já estarão cansados da jornada e terão vontade de ir embora e de que a reunião acabe o quanto antes. É melhor realiza-la no começo da jornada, já que os funcionários vêm com a cabeça mais fresca de casa e podem ser mais produtivos.

4. Ao término da reunião, deixar claro os passos que serão seguidos e quem são os responsáveis pelas tarefas assignadas

Se a reunião tem como objetivo, por exemplo, definir a ideia principal na qual deve ser baseado um trabalho prático para a universidade, então, ao terminar, isso deverá ficar estipulado por escrito. Se a ideia é dividir as tarefas, é preciso anotar quais são essas tarefas e quem são os responsáveis de realizá-las.  

Toda reunião deve dar como resultado final resoluções e um conjunto de tarefas que devem ser designadas aos responsáveis. Estas tarefas também deverão ter prazos claros para a sua realização.

As resoluções tomadas devem ser acessíveis para todos. Desta forma, todos saberão o que fazer e não haverá desculpa para não realizar o trabalho.


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